Hjelp / Sesong og arrangement / Skolestart og sesongstart: Kom i gang med ryddige lister og gode rutiner

Skolestart og sesongstart: Kom i gang med ryddige lister og gode rutiner

August er årets viktigste kommunikasjonsmåned: nye kull, nye lag, nye foreldre – og listene fra i fjor stemmer ikke lenger. Slik bruker du sesongstarten til å rigge SMS-kommunikasjonen for et helt år.

Tre steg for å få kontaktlisten klar: last ned mal, fyll inn, last opp

Alle kommunikasjonsproblemer i november («hvorfor fikk ikke Emmas nye foresatte beskjeden?») plantes i august. Sesongstarten er den ene anledningen der alle likevel oppdaterer informasjon – bruk den til å få listene riktige én gang, så flyter resten av året.

Sjekklisten for sesongstart

1. Hent inn ferske opplysninger

Legg mobilnummer-feltet inn i innmeldings-/oppstartsskjemaet – og be alltid om begge/alle foresattes numre for barn. Har dere listene i regneark, er de importert på minutter.

2. Rull gruppene

Idrettslag/korps: flytt fjorårets kull opp («G2015» → treneren for nye G2015 overtar gruppen), opprett grupper for nye kull, arkiver de som sluttet. Gruppeoppsettet forklart →
Skole/barnehage: nye klasse- og avdelingsgrupper, samme oppskrift som her
Slett dem som er ute – det er både GDPR-plikt og listehygiene

3. Send velkomstmeldingen

Første SMS setter standarden og bekrefter at listen virker:

Velkommen til ny sesong i IL Fram! Beskjeder om treninger og kamper kommer på SMS fra «IL Fram». Første trening: tirsdag kl. 18. Spørsmål? Svar til trener Kari.

Denne ene meldingen avslører alle feilnumre (leveringsstatusen viser hva som feilet) mens det ennå er lett å rette.

Prøv Meldio gratis i 30 dager

4. Avtal årets rutiner

Bruk oppstartsmøtet til å avklare kommunikasjonskontrakten – og si den høyt til foreldrene/medlemmene:

Hva kommer på SMS? Det viktige og tidskritiske: endringer, avlysninger, frister
Hva kommer ikke? Ukeplaner, referater og sosialt – de bor i andre kanaler
Hvem sender? Minst to personer per gruppe har tilgang

En tydelig kontrakt holder frekvensen sunn og gjør at pling fra dere alltid betyr noe.

Nytt verktøy? August er måneden

Skal dere bytte til SMS-basert kommunikasjon, er sesongstart det naturlige tidspunktet: alt informeres om likevel, og dere slipper å migrere midt i sesongen. Demokontoen rekker fint over hele oppstartsperioden – importer listene, send velkomstmeldingen og se om det svarer til forventningene før dere bestemmer dere.

Slik importerer du kontakter